放デイミーティングで話すべき内容

今回は放課後等デイサービスのスタッフミーティングの内容についてです。ミーティングという名目で集まるけど雑談タイムになってしまったり、いまいちまとまらない時の参考にしていただけると光栄です😊

ミーティングの目的

ミーティングの目的は、より良い教室づくりをする為の話をすることです。わざわざ説明することでもありませんが、意外と意識が薄れていることが多いです。

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ミーティングで話すべき内容

「利用状況の確認」「教室状況の確認」「年間の目標」「指導員の業務確認」「子どもの個別問題」まずはこの項目をスタッフ同士で確認し合うといいでしょう。

優先順位

話し合いの優先順位は大きいところがまず先、子どもの個別問題よりも、教室全体の状況から話し合う方が良いでしょう。細かい問題は大きいところに原因が隠れていることが多いためです。

利用状況の確認

みなさんは施設の稼働率を把握しているでしょうか？例えば稼働日数（開所日数）が１ヶ月で２１日、子どもの利用回数が１８０回だとします。この場合は以下の計算式で稼働率を出せます。事業所が２つ以上ある場合はまず稼働率の報告から、１つの場合はスタッフ全員がこの稼働率を把握することから始めます。

そして、稼働率が低い時期には何が原因だったのか等を分析し、良い部分は今後も継続、良くない部分は次からどう対策していくのかを話し合います。（風邪が流行りやすい時期にはあらかじめ、多くの利用者にキャンセル待ちを促しておく等）

今後の推移を予想

過去の稼働率について改善策を立てた後に、今後の推移を予想しておきます。基本的に１年間の大まかな予想を立てておき、何月には何人ほどキャンセルが入りそうだからこの月は多めにキャンセル待ちの声かけをしておく等の予想をしておくと、いざ問題が起きた時にすぐに対処することができます。

ダブルフォールに注意

稼働率の減少が２ヶ月連続で起こっている場合は要注意です。数字が２段階下がるとその後、大幅な数字の減少が起こる可能性が非常に高いです。このことをダブルフォールと言います。原因としては、利用者の満足度が下がっていることなどが推測されます。たった数パーセントでも要注意です。

ダブルフォールの対策

ダブルフォールは新規契約を取ればすぐに改善できます。しかし、その方法はオススメできません。ダブルフォールが起こった場合、既存の利用者の満足度が落ちていることが推測されます。特に、数パーセントしか減少が見られない場合は一人の満足度が落ちていることが原因であるパターンが多いです。満足度の低下は口コミの悪化にも繋がるため早期に発見し保護者対応していかなければなりません。

教室状況の確認

子どもや教室の状態について話し合います。例えば、教室のルールは全員（子どももスタッフも）が守れているのか、そもそも意味のないルールが設けられていないか。その他に、教室の方針に沿った療育やレクリエーションが展開できているのかといったところです。子どもの個別問題ではなく、教室全体としてどういう状況なのかを話し合い、問題点があれば改善策を考え全員で事業所のクオリティアップに努めて行きます。（教室を構造化している事業所はその改善もこの項目で行います）

全員が同じ対応か

指導員全員が同じルールに基づいた対応をしているかということも大切です。あの先生とこの先生で言っていることが違うとなれば、子どもたちは混乱してしまいます。

年間目標

年度初めのミーティングであれば、教室の年間目標を１つ決めます。年度途中であれば、その目標までの進捗具合を話し合います。内容は子どもをここまで成長させたいなどの他に指導員の質を高めていきたいというものでも構わないと思います。１つ注意したいことは、進捗状況と達成がわかる目標にするということですね。例えば「指導員の質を高めていこう」だと達成したかどうかがわかりにくいため、「１年間で１０回以上研修に参加する」などの数字を用いた目標設定がオススメです。

目標修正

年度初めに立てた目標に対して修正を入れる場合もあります。この時、望ましいのは上方修正（立てた目標よりも更に上を目指す修正）です。下方修正（目標が達成できそうにないからもう少し下げる）が多い場合は、まだまだ教室の状態を把握しきれていないということです。ちなみに私もまだ、下方修正をすることはあります😅

業務について

もちろん業務内容についても話し合わなければなりません。例えば、今誰がどの仕事ならできるのか、いつ頃から誰に何をしてもらうのかという内容も大切です。管理者や施設長は何も仕事がない状態が理想だと思います。それについては以下で説明します。

社員やバイトに仕事を振っていく

請求業務や数字を扱う責任重大の業務は、つい管理者などがやってしまいがちなのですが、それを続けてしまうと自分の仕事に追われてスタッフに目が届きにくくなります。上の人は可能な限り、手が空いている状態にしておきスタッフが困った時にすぐさま対応できる監督のような位置にいる方が理想です。手が空いていると急な問題にもすぐに対応できますよね😊

個別対応

ここまでの話し合いを終えた後に、いよいよ子どもの個別問題について話し合います。しかし、実際のところ教室状況や利用状況などの改善をしていけば個別の問題も解決していくことが多いです。例えば個別問題の原因が構造化の部分にあった場合、「教室状況」の話し合いで解決策が出ているはずです。

まとめ

いかがでしたか？ミーティングで話す順番は「利用状況」→「教室状況」→「年間目標」→「業務内容」→「個別問題」です。大きいところを改善していくと小さい問題も改善されていきます。今回の記事が少しでも参考になったと思う方はぜひ⭐️を押して行ってくださいね😁最後まで読んでいただきありがとうございました！

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